宅建業免許“更新・変更”チェックリスト：専任宅建士と表示の整合

免許取得後も、更新や役員変更・商号変更・本店移転など、節目ごとに整合確認が必要です。
このコラムでは、更新前に点検すべき項目、専任宅建士の実態をどう立証するか、表示・標識・広告の一致、保証協会／供託の見直し、拠点追加時の切替手順、監査で問われる書類保存までを、やさしく整理します。

更新前点検（欠格要件・体制・標識）

更新審査では、欠格要件の再確認、事務所の実在性、専任宅建士の常勤性、帳票管理、標識の掲示状況等が見られます。
過去の指摘事項が解消されていることを示し、名刺・ウェブ・広告の免許表示を最新化します。
事務所写真は受付・来客スペース・書庫・PC・電話・標識が分かるよう撮影し、図面と対応させると理解が早まります。

専任性の立証と勤務実態資料
専任宅建士は、雇用契約、勤務表、宅建士証の有効期限、社内での役割を資料で示します。
ダブルワークや他社役員兼務は専任性を損ないかねないため、就業規則・賃金台帳・勤怠記録で常勤性を担保します。
35条書面(重要事項説明)や37条書面(契約書)の記名押印体制、電子契約の運用ルールもあわせて整備すると、監査時の信頼性が高まります。

役員変更・商号変更・本店移転の“名寄せ”

変更がある場合、履歴事項証明を基準に、申請書・標識・サイト・名刺・広告の表記を完全一致させます。
旧商号や旧住所、旧姓の履歴は戸籍附票等で連続性を示し、誤解を避けます。手続順序を誤ると再申請になるため、登記→免許→表示の順で工程化し、各段階で周知と差替を行います。

申請様式と登記・サイト表記の一致
様式の欄外注記や添付書類の名称は、自治体ごとに微差があります。見本に倣いながら、登記簿と同一文言かを最後に横断チェックします。ウェブサイトの会社概要、物件広告、ポータルの免許表示も同時に更新しておくと、問い合わせ時の齟齬を防げます。

保証協会／供託の見直しポイント

創業時に保証協会を選んだ場合でも、資金に余裕が出てきたら供託へ切替える選択肢があります。逆に、拠点が増え内部統制の整備が進んだ段階では、協会運用のメリットが勝つケースも。初期負担・年会費・管理負担・スピード感を比較し、事業計画に合致する方法を選びます。

拠点追加時の切替手順
支店新設時は各拠点に専任宅建士が必要です。
保証協会の支部対応、分担金差替、供託替え、標識やサイトの一斉更新など、切替は工程表で一括管理するとミスが減ります。

広告・ウェブ表示・重要事項説明の整備

広告・ウェブ・チラシ・ポータルの表示は、免許番号・免許権者・商号・代表者名の表記順と文言を統一します。
重要事項説明書や契約書、IT重説の記録方法と保存年限を社内規程に明記し、監査で提示できるようにしておきます。

監査で問われる書類保存と内部統制

結論ポイント

• 履歴事項を基準に表示と様式を完全一致。
• 専任宅建士は常勤・専任の実態を書類で立証。
• 変更は登記→免許→表示の順で工程化。
• 保証協会／供託は事業計画に合わせて見直し、拠点追加時は工程で一括管理。

契約書・重説・身分証確認・契約経緯の記録、苦情対応の履歴、預り金の出納帳など、保存書類を体系化します。内部統制として、ダブルチェックや棚卸しの仕組みを取り入れると、品質が安定します。

まとめ／ご相談のご案内 このコラムが、更新・変更時に“どこまで整えればよいか”の基準を示すチェックリストとして役立てば幸いです。アクシスサポート行政書士事務所では、名寄せ、写真・図面の指示、専任性の立証、保証協会／供託の見直し、様式作成まで一括で伴走します。