宅建業のIT重説・電子契約のいま：書面の電子化で止めない段取り

IT重説と電子契約は、速度・コストだけでなく説明責任の強化という価値をもたらします。オンライン環境では本人確認の厳密化、通信品質の担保、資料の二系統準備、ログと版管理が鍵となり、これらを社内手順書に落とし込むことで初めて品質が安定します。本稿は、準備段階の具体策から当日の運用、記録と保存、電子交付の法的要件、障害・苦情時の初動までを、実務の文脈に沿って詳細に解説します。紙との併用や相手方事情への配慮も盛り込み、止まらない電子化を目指します。

IT重説の準備

本人確認の二段構え

事前に身分証の写しを受領し、当日は原本をカメラで確認。
名前・住所・生年月日の一致を画面上で明瞭に示し、なりすまし防止の観点から事前質問票でリスク領域を洗い出します。

通信・機材の安定化

回線速度テスト、マイク・カメラの動作、ハウリング対策を前日までに実施。
停電・回線断に備え、代替端末・モバイル回線と電話バックアップの連絡体制を明記します。

資料準備と共有設計

配布用PDFと画面共有用スライドを用意し、ハイライト・注釈で重要箇所を指示。
事前送付の際は版番号を付け、当日に同じ版を説明していることを確認します。

当日の運用

流れの定型化

開始15分前に入室し、録画の有無と目的を説明。
取引士証のカメラ提示、画面共有→説明→質疑→要点復唱→同意確認を所要時間付きで運用します。

高齢者・法人対応

高齢者には文字拡大・速度調整、法人には複数端末・立会人の活用を提案。
代理人関与時は委任状・資格証明の事前審査を行い、誰が署名権限を持つかを明確化します。

記録化

参加者名・時刻・説明資料版・質疑要点・同意事項をイベントログで保存し、録画の有無に関わらず議事録を作成。
後日の説明再現性を担保します。

記録と保存

ログ運用と版管理

説明ログと署名完了ログを案件フォルダへ自動保存。命名規則・アクセス権限・保存期間・削除手順を社内規程に明記し、アクセス履歴を監査可能にします。

情報セキュリティ

共有ファイルは暗号化リンク・パスコードを用い、二要素認証を推奨。外部ストレージ使用時は所在国・バックアップ方針を確認します。

電子契約の実装

承諾取得と撤回動線

電子交付・署名には相手方の承諾が前提。承諾の取得方法、撤回時の紙交付・再説明の動線、改竄検知のためのタイムスタンプ運用を定めます。

紛争予防

合意形成の過程をログ×版管理で可視化し、条項変更履歴を残します。合意本文と別紙の参照関係を明確にし、誤読しやすい条件は注釈で補います。

紙と電子の整理（比較）

項目	35条書面（重説）	37条書面（契約）
交付	紙／電子（承諾前提）	紙／電子（承諾前提）
署名	取引士説明＋電子署名可	当事者間の電子署名可
記録	説明・質疑ログ	署名ログ・版管理

比較は概観にすぎません。実務では、電子交付の合意取得文面、署名者の身元確認・役職確認、タイムスタンプ検証手順までを手順書に落とすことが決め手です。

事故・監督対応

障害対応と苦情初動

通信障害は中断→代替回線→再開の基準を事前共有。苦情はログ提示→再説明→是正の順で対応し、回答期限と担当を明確にします。

まとめ

準備・当日運用・記録・法的要件の四層を社内規程化すれば、品質と速度は両立します。当事務所は、IT重説の運用手順書、同意取得文面、ログ保存ルール、電子交付時の説明書式まで一括整備します。
「IT重説・電子契約の相談」と記載し、現在の運用や課題点をご共有ください。監督対応や苦情初動のフローも御社体制に合わせて設計します。